De Haan mag zich ondertussen al even het mooiste kustdorp noemen, maar achter de fraaie façade van het gemeentehuis huist heel wat technologisch inzicht. Het aanwezige KX-NS1000 VoIP Panasonic-systeem verbindt 15 gemeentediensten uit De Haan – Centrum, Klemskerke, Vlissegem en Wenduine.
Als lid van het ICT-team staat systeemverantwoordelijke Steven Tack dagelijks in voor de communicatie met ruim 12.600 inwoners.
Steven Tack: “Gemeente De Haan en Licom hebben ondertussen al een hele geschiedenis achter de rug. Om de gemeente draaiende te houden werden doorheen de jaren steeds meer externe sites verbonden met onze VoIP telefonieplatform, op vandaag zijn dat er ondertussen een 15-tal. Een huzarenstukje als je weet dat daarvoor twee beveiligde privélijnen en een straalverbinding opgezet dienden te worden. Sinds een tweetal jaar kunnen we nu ook tussen alle deelgemeenten intern met elkaar bellen. Wenduine fusioneerde al in 1976 met De Haan, maar door een verschil in zones – Wenduine bevindt zich in de 050 zone, voor De Haan is dat 059 – moesten wij nog steeds aan de hand van een buitenlijn naar onze collega’s in Wenduine bellen. Dat is niet alleen erg onpraktisch, het zorgde ook voor hogere kosten. We hebben bijvoorbeeld zowel in De Haan als in Wenduine een dienst Burgerzaken en een dienst OCMW, zij bellen elkaar natuurlijk ettelijke keren per dag. Sinds Proximus die nummers geporteerd heeft naar een andere zone kunnen alle collega’s elkaar via een intern nummer bereiken.”
Tack: “De sites in De Haan - Centrum, Vlissegem en Klemskerke waren al lang intern verbonden met VoIP technologie, maar na die nummerportering vonden we het logisch om ook de locaties in Wenduine over te zetten naar VoIP. De voordelen van die uitbreiding zijn eigenlijk evident, maar naar het beleid toe moet je altijd met cijfers voor de dag komen. Zo’n overschakeling is wel een zekere investering, maar die win je op een paar jaar volledig terug, onder andere door het wegvallen van die interne gesprekken over buitenlijnen.”
Tack: “Sinds kort maakt iedereen gebruik van de Go Connect software. Een grote verbetering, want vroeger moest onze onthaalmedewerkster bij de minste aanpassing manueel een nieuwe telefoonlijst uittikken en verspreiden. Heel wat collega’s hadden dan verschillende versies van die lijst op hun bureau liggen, niet echt efficiënt werken. Nu heeft iedereen een makkelijk overzicht op zijn computerscherm en kunnen we in één oogopslag zien of iemand aanwezig is. Toch zijn er nog enkele mensen die nog met die papiertjes werken. De jongere generatie heeft zich volledig aangepast, maar mensen die al 25 jaar werken met zo’n blad, hebben het wat moeilijk. We proberen hen alles goed uit te leggen en de voordelen in de verf te zetten: Hoe je gemiste oproepen en je gesprekshistoriek kan bekijken, hoe doorverbinden nu ook via je computer kan in plaats van met het telefoontoestel. Steeds meer diehards maken de overstap.”
“We willen ook echt werken met een langetermijnvisie en Licom is daar de ideale partner voor. De investeringen die we doen moeten ‘Future Proof’ zijn, we willen verder kunnen bouwen op wat we vandaag verwezenlijken. Ons volgende project is het integreren van het netwerk en de servers van het OCMW, nu is alleen de telefonie al verbonden via de straalverbinding vanop de kerktoren. Ik ben zeker geen fan van al die gefragmenteerde toestanden en een grote voorstander van centralisatie. Dat is niet alleen kostenbesparend, het is ook veel makkelijker naar beheer toe en om het overzicht te bewaren.”
Tack: “Doorheen de jaren hebben we heel wat mensen bij Licom goed leren kennen. Jochen heeft er bijvoorbeeld voor gezorgd dat de hele omschakeling naar VoIP vlot verliep en ook de opleidingen werden door hem gegeven. Zo’n centrale bevat heel wat opties – je moet echt wel bij de pinken zijn - maar eens je je weg gevonden hebt, zijn er verschillende aanpassingen die je zelf kan doen. En als ik het even niet meer weet kan ik Licom altijd bereiken.”
