“Een tijdje geleden besloot één van de spelers op de Guislain-site dat het tijd werd voor een eigen telefooncentrale. Samen met de School voor Psychiatrische Verpleegkunde en het Dr. Guislainmuseum moesten we plots op zoek naar een nieuwe telefonie oplossing. Die hebben we zeker gevonden bij Licom. We hadden onmiddellijk het juiste gevoel en vonden bij hen een betrouwbare partner om ons bij te staan tijdens onze zoektocht naar de ideale technologie. Onze nieuwe KX-NS700 is een hybride VoIP server die ons naar de toekomst toe tal van mogelijkheden biedt.”
Het vormingscentrum Guislain in Gent werd in 1985 opgericht vanuit de School voor Psychiatrische Verpleegkunde Guislain, dit om navorming te verzekeren voor medewerkers uit de geestelijke gezondheidszorg. Sinds de jaren ’90 richt het centrum zich ook op andere medewerkers van de Broeders van Liefde in België en kunnen ook derden gebruik maken van hun infrastructuur. Het centrum krijgt dagelijks tot 500 mensen over de vloer.
“Onze vereisten? Een stabiel en betrouwbaar systeem dat onze drie sites verbindt en waarmee we kosteloos intern kunnen bellen.”
WIM CLAEYS, administratief en facilitair directeur van het vormingscentrum:
“Tot voor kort maakten we samen met de School voor Psychiatrische Verpleegkunde - een school met een 200-tal studenten verpleegkunde en veiligheidsberoepen - en het Dr. Guislain museum, deel uit van het telefoonnetwerk van het Psychiatrisch ziekenhuis Dr. Guislain. Het ziekenhuis heeft zo’n 450 bedden en was eigenlijk de grootste speler hier op de campus. De gemeenschappelijke telefooncentrale werd echter steeds ouder en op een bepaald moment ontstond de nood om de telefonie op te splitsen.”
“Licom was onmiddellijk eerlijk toen we onrealistische ideeën hadden over de staat van onze bekabeling en de te voorziene kosten.”
WAT NU?
Uiteindelijk moest de groep snel op zoek naar een alternatief. Claeys: “Omdat we zelf niemand in huis hebben met kennis van zaken en termen als VoIP en Cloudtelefonie voor ons Chinees zijn, zijn we onmiddellijk de zoektocht naar een nieuwe telefonieleverancier gestart. Concreet zijn de drie partijen samen aan de tafel gaan zitten en zijn we via Google de grote spelers op gaan zoeken. Op basis van de referenties en onze eerste indruk hebben we dan een vijftal firma’s uitgenodigd voor een gesprek.” “Bij de eerste gesprekken bleven we een beetje op onze honger zitten, veel toeters en bellen en ‘The sky is the limit’, maar eigenlijk waren we gewoon op zoek naar een stabiel en betrouwbaar systeem dat de drie sites zou verbinden en waarmee we kosteloos intern konden bellen. Tijdens onze meeting kregen we het gevoel dat Licom eerlijk was toen we onrealistische ideeën hadden rond de staat van onze bekabeling, de te voorziene kosten en de mogelijkheden van de verschillende beschikbare systemen. Men vertelde ons ook dat, gezien de verouderde staat van de bekabeling, het combineren van VoIP technologie met 70 telefoontoestellen geen goed idee was voor de stabiliteit van ons huidig IT-systeem. We kregen een eenvoudige technische uitleg die verstaanbaar was voor leken en ze probeerden niet om ons allerhande overbodige snufjes te verkopen. Nadat we nog even extern wat informatie zijn gaan inwinnen, hebben we ons buikgevoel gevolgd en voor Licom gekozen. Nu hebben we terug een degelijk digitaal telefoonsysteem en konden we het overgrote deel van de bekabeling recupereren.”
INSTALLATIETIJD
Claeys: “Omdat de lijnen naar onze oude telefooncentrale al gauw doorgeknipt zouden worden, moest alles nogal snel gebeuren. Bovendien moest de offerte nog goedgekeurd worden door de raad van bestuur. Licom had ons nog gewaarschuwd dat we rekening moesten houden met enkele weken levertijd, maar uiteindelijk hebben we geen dag zonder telefoon gezeten. Twee dagen voor de deadline was alles in orde. Ook heeft Dirk, onze IT-man, nog een opleiding gekregen om zelf eenvoudige aanpassingen te doen in ons systeem. Denk maar aan de aanpassing van een naam of de verhuis van een telefoontoestel. Op die manier moeten we Licom niet voor het minste bellen. De andere collega’s hebben ook allemaal een handleiding gekregen met duidelijke instructies rond bellen, in wacht zetten, doorschakelen en afsluiten, je weet wel de basisdingen.”
“Onze IT-man heeft een kleine opleiding gekregen om zelf enkele eenvoudige aanpassingen te kunnen doen.”
RECUPERATIE
Claeys:“Omdat de vorige centrale 20 jaar oud was kon die niet meer gered worden, maar we zijn wel samen actief gaan kijken welke toestellen we konden recupereren. We hadden er een aantal analoge, een aantal digitale, maar je kan je wel voorstellen dat die oude toestellen niet allemaal even bruikbaar bleken. Uiteindelijk hebben we wat toestellen uit het museum, de kelder en de lift kunnen hergebruiken, maar voor de rest zijn het allemaal nieuwe geworden. Omdat we met de drie sites samenwerkten, was het soms moeilijk om te bepalen wie verantwoordelijk was voor welke kosten, maar uiteindelijk hebben we de centrale gewoon opgesplitst en kregen we van Licom een overzicht van de gebruikte materialen en de gepresteerde werkuren per locatie, zo was alles onmiddellijk duidelijk.”
DE EINDSPRINT
“Enkele weken na de installatie kregen we opnieuw bezoek van onze projectverantwoordelijke. Hij vroeg naar onze ervaringen en finetunede ter plaatse nog enkele kleine dingetjes. Nu draait alles perfect: onze telefooncentrale doet echt wat hij moet doen en dat met een stabiel systeem. In de praktijk is de werking voor ons hetzelfde gebleven, er staat alleen een nieuw toestel op mijn bureau. De grootste zichtbare verandering is dat onze receptioniste Janneke nu over een headset beschikt en opvallend mobieler geworden is achter haar desk. Dat klinkt misschien niet spectaculair, maar mij doet het veel plezier.”
JANNEKE, onthaal en administratief medewerker:
“Mijn headset zorgt ervoor dat ik veel mobieler ben geworden. Ik hang niet langer vast aan de telefoonhoorn en kan veel makkelijker schrijven en dergelijke nu ik beide handen vrij heb. Ik zou het echt aanbevelen aan iedereen die ook regelmatig de telefoon gebruikt. Daarnaast is ook het automatische antwoordapparaat een mooie verbetering, want vroeger moest ik die steeds handmatig in- en uitschakelen Het grootste pluspunt was voor mij de opleiding van Tobias, hij heeft alles heel rustig uitgelegd en gaf mij voldoende ruimte om vragen te stellen.”
Over het project:
Projectverantwoordelijke: Tobias, service engineer
Aanleiding?
Vervanging van het verouderde systeem en afsplitsing van het psychiatrisch ziekenhuis.
Geïmplementeerde oplossing?
Bij deze installatie werd gebruik gemaakt van een Hybride VoIP server, de Panasonic KX-NS700. Deze communicatieserver beschikt over de capaciteiten om bestaande technologieën te combineren, gaande van VoIP, digitaal, analoog, DECT, voice over wi-fi… waardoor de klant - die voorlopig gekozen heeft voor een ‘standaard’ opzet - naar de toekomst toe tal van mogelijkheden heeft. De KX-NS700 liet gelijk ook toe om per entiteit met een “virtuele centrale” te gaan werken zodat men de indruk heeft dat elke partij over een eigen centrale beschikt, maar alles uiteindelijk op één en dezelfde centrale draait.